Alles onder controle bij de collega op de thuiswerkplek?

De collega’s heb je al een tijdje niet meer gezien. De wandelganggesprekken en informele koffiemomenten zijn grotendeels verdwenen. Dan komt er ongetwijfeld zo’n moment dat je na zult denken of jouw bedrijfsvoering nog wel onder controle is. Toen je het elke dag zag en er onderdeel van uitmaakte had je er grip op, nu minder. Daarom deze 3 praktische controlevragen

Vraag 1: Kan iedereen overal bij?

Nagenoeg iedereen is gewend aan werken in de Cloud. We vinden het vanzelfsprekend dat er online samengewerkt wordt bijvoorbeeld via Microsoft Teams en we alles wat nodig is met elkaar kunnen uitwisselen. Maar geldt datzelfde voor alle bedrijfsprocessen? Het kan zomaar zo zijn dat werknemers toch naar kantoor komen omdat niet alles vanaf de thuiswerkplek benaderbaar is, of het netwerk veel te traag is door het toenemende remote gebruik van collega’s. Wellicht is het nu de tijd om een bestaand werkproces eens onder de loep te nemen of iets te doen aan de toegankelijkheid.

Vraag 2: Wordt er veilig gewerkt?

De beste tip is om er niet vanuit te gaan. Onbewust zijn er thuiswerkers die privacygevoelige gegevens opslaan op apparaten die eigenlijk niet voor het werk gebruikt mogen worden. Nog erger is dat informatie verdwijnt via zoekgeraakte USB-sticks. Veilig werken begint bij het faciliteren van veilige, goed afgeschermde document management systemen. Als je overal bij kunt dan hoeft dat nog niet te betekenen dat je ook automatisch het recht hebt om iets aan te passen. Zijn rechten en toegangsrechten wel goed geregeld?

Vraag 3: Is de gewenste communicatie bekend?

Als je het niet meer onder controle hebt op de thuiswerkplek, dan kan dat komen door een tsunami van e-mail, chat, WhatsApp berichten, sms-berichten, online meetings, social media messages en telefoontjes. “Waar had die klant nu ook alweer zijn vraag gesteld?” Doordat privé- en zakelijke tijd door elkaar is gaan lopen is dit een steeds grotere uitdaging geworden. Ongetwijfeld kan het anders, maar het heeft tijd en vooral aandacht nodig.

Het kost tijd om nieuw gedrag aan te leren

Na een Microsoft Teams vergadering zijn er collega’s die nog steeds de e-mail inbox gebruiken om met iedereen de notulen te delen. Terwijl je dit gewoon live kunt doen zodat iedereen het gelijk heeft. Er worden nog steeds vragen gesteld via e-mail, terwijl je met een chatbericht gelijk antwoord krijgt. Elke dag ontvangen collega’s nog verschillende versies van documenten (ook weer via e-mail), terwijl je ook in één document kunt samenwerken en daarmee altijd de juiste versie hebt. Aandacht dus om het anders te willen doen!

Zullen we samen een kijken of ‘controle op de thuiswerkplek’ slimmer kan?

ICT2MKB | Weer Grip op jouw bedrijf | Zo simpel kan het zijn

Wil jij meer weten over dit onderwerp en wat wij kunnen betekenen voor jouw organisatie? Bekijk dan onze brochure of klik op de button om contact op te nemen.