Collega’s efficiënter laten (door)werken? Dat doe je zo!

Het is ons de afgelopen tijd opgevallen dat er grote verschillen zijn tussen mkb-bedrijven als het gaat om efficiënt samenwerken; het ene bedrijf werkte gewoon door, het andere bedrijf had er behoorlijk wat moeite mee. Natuurlijk speelt het een rol in welke branche je werkzaam bent, maar tegelijkertijd zijn er een aantal basis ingrediënten die je nodig hebt om collega’s efficiënter te laten (door)werken. Ze hebben zowel met mensen als met middelen te maken.

Het juiste materiaal

Druk was het. Vooral met het uitleveren van nieuwe laptops die voorzien zijn van de meest recente beveiligingsupdates. Veilig thuiswerken kreeg, en krijgt, de volle aandacht omdat er op privéplekken oude hardware kan staan waar Microsoft de ondersteuning allang van gestopt heeft, zoals Windows 7. Laptops, tablets of Pc’s hoeven overigens niet altijd nieuw te zijn, zolang er maar veilige software op geïnstalleerd wordt.

Een krachtige verbinding

Er bestaan nog steeds hele eenvoudige 8 Megabit lijnen waar je slechts de capaciteit hebt van 1 MB, want 8 Megabit is 1 Megabyte. Dat werkt niet als je bijvoorbeeld met tien mensen in de Cloud wilt gaan werken. Zo eenvoudig is het. Een fatsoenlijke verbinding is ook noodzakelijk omdat er steeds meer communicatie in de vorm van beeld- en video plaatsvindt. Dan praat je zomaar ineens over gigabytes. Moderne communicatie vraagt om krachtige verbindingen.

Moderne software en toegankelijke werkprocessen

Samenwerken in de Cloud, bijvoorbeeld aan een document, kan uitermate efficiënt zijn. Vooral omdat iedereen de juiste versie kent en het document op een veilige locatie is opgeslagen. Met de toegankelijkheid bedoelen we dat ook bedrijfsapplicaties in hybride omgevingen, een mix van Cloud en on premise, vanaf andere locaties benaderbaar moeten zijn. Kan een HR-medewerker bijvoorbeeld veilig bij de personeelsbestanden vanaf een andere locatie?

Duidelijke afspraken

De hele dag e-mailberichten beantwoorden is niet efficiënt, hoewel sommige collega’s daar hun dagelijkse werk van gemaakt hebben en soms zelfs tot diep in de avond daarmee bezig zijn. Dat komt omdat er geen duidelijke afspraken onderling gemaakt zijn. Vragen stellen kan namelijk ook direct, bijvoorbeeld door chat te gebruiken of gewoon even te bellen. Stel je een vraag per e-mail dan krijg je vaak de volgende dag pas antwoord en heb je wellicht tussentijds een antwoord gekregen. Dan heb je een collega onnodig belast. Bespreek eens wanneer je wat doet is onze tip.

Het bepalen van nut en noodzaak

Zijn werknemers in Nederland minder gaan vergaderen? Er zijn voorbeelden waar medewerkers in de normale situatie op kantoor twee vergaderingen hadden en er nu vanaf de thuiswerkplek dagelijks vier tot zes hebben, omdat online vergaderen het samenwerken zo makkelijk maakt… Het risico is dat er dan geen ruimte meer is om iets te laten bezinken of ergens aan te werken en een resultaat op te leveren. Efficiënt is als je niet vergadert over datgene wat al bij iedereen bekend is. Toch gebeurt dat vaak. Vergader alleen met een goede agenda, ook online als je bijvoorbeeld Microsoft Teams gebruikt.

Flexibiliteit van de factor tijd

Hoe je nog meer efficiënter kunt werken? Vooral door tijdsverspilling te voorkomen. Nutteloze uren in de file zijn helemaal niet nodig, die hebben vooral te maken met het denken in vaste werk- en denkpatronen. In een efficiënt werkende organisatie zal er steeds meer gestuurd worden op het leveren van kwaliteit in plaats van het leveren van arbeidsuren. Dat heeft de afgelopen tijd wel duidelijk gemaakt.

ICT2MKB | Efficiënt doorwerken

Heb je gewoon doorgewerkt, of kunnen we helpen bij verbeteringen?