Grote winst behalen met 5 kleine Microsoft trucjes – Deel 1

De “Tips & Tricks toets” bestaat helaas niet op je toetsenbord. Toch zou het handig zijn. Want, als je maar tien tot twintig procent van de Microsoft Office applicaties onder de knie hebt, hoe efficiënt werk je dan eigenlijk? Wij denken dat er veel trucjes zijn die jouw werkprocessen versnellen en zorgen voor dagelijks gemak en tijdsbesparing. Gebruik je zelf deze al?

Truc 1: Sneltoetsen – Probeer elke week een andere!

De Control toets + C betekent kopiëren, de Control toets + V is plakken. Dat zal bij de meeste Office gebruikers wel bekend zijn. Maar gebruik je ook Ctrl + A om alles te selecteren of Ctrl + Z om de vorige actie ongedaan te maken? We zullen niet alle sneltoetsen beschrijven, maar geven je wel de tip om elke week een aantal nieuwe sneltoetsen uit te proberen. Als je dat doet zal je ervaren dat je razendsnel gaat werken. Hier vind je alle informatie over sneltoetsen terug.

Truc 2: Teksten beoordelen, fouten voorkomen

Ken je de situatie dat een offerte soms nagenoeg voor de ene klant hetzelfde is als voor de ander? Dan maak je een kopie, want dat voorkomt onnodig typewerk. Alleen wil je niet dat er ergens per ongeluk de bedrijfsnaam staat van de andere klant. In de zoekbalk (het loepje) bovenin Word vul je de desbetreffende naam in. Klik op enter en je ziet aan de linkerzijde een navigatiebalk waar mogelijk de foutieve bedrijfsnaam verschijnt. Check op die manier alles wat je er liever niet in wilt hebben staan.

Hoe kun je beoordelen of de tekst ook lekker loopt die je net geschreven hebt in Microsoft Word? Wat enorm helpt is om bovenin de tab ‘Controleren’ te kiezen. Aan de linkerzijde zie je dan bij de tweede tab een grote A en kun je jouw tekst laten voorlezen. Erg leuk en je herkent gelijk mogelijke fouten in de zinsopbouw. Ga met je cursor bij het eerste woord van je tekst staan en vergeet je geluid niet aan te zetten.

Truc 3: Gratis afbeeldingen toevoegen

Bijpassende plaatjes zoeken is altijd uitdagend, of je nu een presentatie maakt, een blog schrijft of een projectvoorstel aantrekkelijk wilt maken. In zowel Microsoft Word, Excel als PowerPoint klik je op de tab ‘Invoegen’ en vervolgens op ‘Afbeeldingen’ en ‘Onlineafbeeldingen’. Heel handig en het scheelt je ook aankoopkosten van duur beeldmateriaal.

Truc 4: Knip en hergebruik

In je Startmenu, links onderin, vind je het ‘Knipprogramma’ terug. Als je ‘m niet kunt vinden vul je ‘Knipprogramma’ in bij ‘Typ hier om te zoeken’. Met dit programma kun je bijvoorbeeld een tabel uit Excel knippen en ergens aan toevoegen. Gewoon het schaartje gebruiken bij ‘Nieuw’ en uitknippen wat je wilt hergebruiken. (Let wel op mogelijke copyrights als je teksten van anderen uitknipt en in een applicatie plakt. ?

Truc 5: Razendsnel een Word bestand als PDF delen

Klik linksboven op de tab ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Delen’. Dan kun je vervolgens het e-mailadres van de ontvanger invullen en bij ‘Kopie verzenden’ voor PDF kiezen.

De grootste winst zit op het toetsenbord zelf, maar daar ligt ook het grootste gevaar. Het is gewoon heel menselijk om jarenlang volgens een vast stramien te werken. We hopen dat deze vijf eenvoudige tips je helpen om nog productiever te werken en onnodige handelingen te voorkomen.

ICT2MKB | Zo simpel kan het zijn

Deel dit bericht, want collega’s kunnen het vast gebruiken. Aangezien er nog veel meer tips te geven zijn, kan je binnenkort nog meer van ons verwachten.

Dit was pas deel 1…