Grote winst behalen met 5 kleine Microsoft trucjes – Deel 2

En, ben je de sneltoetsen nog vaker gaan gebruiken en schrijf je al betere teksten doordat je ze eerst aan jezelf laat voorlezen? Dat waren onder andere twee tips uit deel 1. Er zijn nog veel meer tips te geven rondom het versnellen van werkprocessen en het bieden van gemak en tijdsbesparing. Wij vonden er nog 5 en sluiten af met een die te maken heeft met de vakantieperiode.

1. Spraak dicteren – Minder gebruik van je toetsenbord

Rechts bovenin Word zie je het tabje “Dicteren” staan. Klik erop en je ziet een rood stipje verschijnen van opname. Vervolgens kun je elke gewenste tekst inspreken. Vergeleken met een aantal jaren geleden, is de spraakherkenning enorm verbeterd. Wat het je nog meer oplevert? Vooral geen pijn meer in je handen! Om de spraakherkenning nog beter te maken kun je overwegen om een extra USB microfoon aan te sluiten op je laptop.

2. Ontwerpideeën voor professionele PowerPoint presentaties

Ook bij Microsoft PowerPoint is de dicteer functie beschikbaar en vindbaar in de rechterbovenhoek. Daarnaast staat aan de rechterzijde de functie “Ontwerpideeën”. Hiermee maak je de meest mooie indelingen voor je PowerPoint slides. Op het moment dat je bijvoorbeeld een plaatje invoegt (links bovenin zie je ‘invoegen’ staan) dan geeft PowerPoint je vanzelf allerlei verschillende alternatieven voor een mooi ontwerp.

3. Een link (URL) toevoegen aan teksten

Je hebt iets geschreven waarbij je wilt dat de lezer meer Informatie kan krijgen over een bepaald onderwerp via een weblink (URL). Hoe voeg je deze link dan toe? Houd de linkerkant van de muis ingedrukt en arceer de tekst waar je naar wilt verwijzen, bijvoorbeeld het woord ‘contactformulier’. Klik vervolgens in Word links bovenaan op “Invoegen”. Vervolgens zie je rechts van het midden bovenaan “Koppeling” staan. De weer te geven tekst die je ziet staan is het gekozen woord ‘contactformulier’ en onderaan zet je als adres de URL van je contactformulier neer. Zo kan je op elk gewenst woord een URL koppeling maken en ook verwijzen naar artikelen of blogs van derden.

4. Samenwerken – Teksten redigeren of controleren

Allemaal werk je weleens samen aan een document waar wat in geschaafd moet worden. Bij Microsoft Word kies je bovenin links van het midden voor ‘Controleren’ en vervolgens zie je de icoon “Wijzigingen bijhouden” staan die je als je erop klikt aan en uit kunt zetten. Alle wijzigingen die jezelf of iemand anders doorvoert zijn op deze manier te zien. Rechts van “Wijzigingen bijhouden” staat “Accepteren”. Klik hierop om in één keer alle aanpassingen te accepteren of er per wijziging door de tekst te lopen. Erg handig!

5. Op vakantie! – Out of Office instellen

Ga bovenin Outlook naar de blauwe balk waar je het radarwieltje ‘instellingen’ ziet staan. Klik daarop en vervolgens onderaan op “Alle Outlook-instellingen weergeven”. Dan zie je in de tweede kolom onderaan “Automatische antwoorden” staan. Klik en je kan precies de begin en eindtijd van je vakantie invullen.

ICT2MKB | Zo simpel kan het zijn

Net zoals we bij deel 1 hebben aangegeven hopen we dat dit bericht jou en je collega’s helpt om nog beter, sneller en efficiënter met elkaar samen te werken.

Voor wie gaat…Een fijne vakantie toegewenst!